1. 從結(jié)果開始
在您打開PowerPoint前，請(qǐng)坐下來認(rèn)真想一想您演講那天的情形。您演講的真正目的是什么呢？為什么要求您發(fā)言？聽眾的期望又是什么呢？您認(rèn)為，聽眾從您50分鐘（比如說）的演講中獲得最重要的信息是什么？請(qǐng)記住，即使要求的是簡單分享下信息，但在聽眾看來，純粹地傳遞信息并非令人滿意。畢竟，如果會(huì)議、研討會(huì)或正式演講僅是為了信息傳遞的話，聽眾完全可以看一看您的書（文章、講義等）就行了，（還要聽您講干嘛？）
2.盡量了解您的聽眾
想成為優(yōu)秀的演講人，您需要在制作演示稿之前問自己一些基本問題。至少您需要回答下面幾個(gè)基本的“W問題”。
聽眾是誰？他們來自什么行業(yè)？您認(rèn)為他們對(duì)您話題的背景知識(shí)了解多少？
演講的目的是什么的？是否為了啟發(fā)聽眾？他們是否需要詳細(xì)而實(shí)用的信息？他們是否希望獲得更多的概念和理論？而不是為了獲得建議？ 為什么要求您發(fā)言？他們對(duì)您的期望是什么？ 場(chǎng)地在哪里？盡您所能找到場(chǎng)地的位置和會(huì)務(wù)人員。 什么時(shí)候開始？您有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備嗎？演講幾點(diǎn)開始？如果有其他演講者，順序是如何安排的？（順便提一下，您應(yīng)主動(dòng)爭當(dāng)?shù)谝粋€(gè)或最后一個(gè)演講者）那天是星期幾？等等。
3.內(nèi)容為王
無論您的演講技巧多棒，幻燈片做得多專業(yè)，多漂亮，如果您的演講稿缺乏實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容，那您照樣不會(huì)取得成功。不要誤會(huì)，我并不是說單憑好的內(nèi)容就能獲得成功。不是的。好的內(nèi)容只是必要條件，而不是充分條件。您應(yīng)該以實(shí)實(shí)在在的內(nèi)容（適合聽眾的）為出發(fā)點(diǎn)來準(zhǔn)備演講，再將這些內(nèi)容有機(jī)串連成故事，娓娓向您的聽眾道來。
警告：雖然我強(qiáng)調(diào)內(nèi)容很重要，但我也懇請(qǐng)您不要把聽眾當(dāng)成“話桶”?！霸捦啊报D―不幸的是它普遍存在――就是演講人不下功夫準(zhǔn)備適合聽眾的內(nèi)容，但卻向聽眾強(qiáng)行灌輸大量信息。當(dāng)演講內(nèi)容不是根據(jù)演講之前的要求準(zhǔn)備時(shí)，也會(huì)出現(xiàn)話桶的情況。有時(shí)候演講人似乎是在炫耀，或者可能擔(dān)心如果不給出大量信息來講述“整個(gè)故事”，聽眾就難以明白他的意思。
不要陷入以下誤區(qū)：為了讓聽眾理解所有的內(nèi)容，就必須告訴他們每一個(gè)細(xì)節(jié)。
4. 保持簡單
簡單并不意味著愚蠢。坦率地說，認(rèn)為簡單就是愚蠢恰恰是簡單而“愚蠢的”。演講人做到簡單很難，但聽眾卻喜歡。簡單需要更多的構(gòu)思和計(jì)劃，因?yàn)槟仨氄J(rèn)真考慮哪些內(nèi)容應(yīng)該包含在您的演講中，哪些內(nèi)容可以被排除在外。您演講的核心內(nèi)容是什么？這是您在準(zhǔn)備演講時(shí)必須問自己的最終問題。下面是一個(gè)簡單的練習(xí)：
練習(xí)：
如果聽眾只能記住3條您介紹的東西，您希望它們是什么？
（1）__________
（2）__________
（3）__________
5.草擬內(nèi)容
我建議您開始以“模擬模式”制作您的幻燈片。也就是說，不要一開始就蒙頭使用PowerPoint（或Keynote）軟件，優(yōu)秀的演講人經(jīng)常利用紙和筆來草擬他們的想法和目標(biāo)。對(duì)我來說，我使用辦公室中的一塊大白板來簡要描繪我的想法（當(dāng)我在蘋果公司的時(shí)候，我將一整面墻變成了我的白板！）。使用白板時(shí)，我感覺無拘無束，自由自在，創(chuàng)造力無限。我也可以從已擬出的內(nèi)容后退一步，想象稍后使用PowerPoint時(shí)在邏輯上如何銜接。此外，當(dāng)在紙上勾畫要點(diǎn)，組織大綱結(jié)構(gòu)的時(shí)候，我能突然獲得一些圖表、照片等視覺化想法，而后再將這些想法用PPT表現(xiàn)出來。當(dāng)您演講的時(shí)候，盡管使用數(shù)碼技術(shù)進(jìn)行了輔助支持，但說話和與聽眾互動(dòng)――說服、推銷、報(bào)告等行為，也是需要模擬的。
Cliff Atkinson在他2005出版的《超越要點(diǎn)》一書中打了個(gè)形象的比方，他說：在演講要點(diǎn)和邏輯順序沒有弄清楚之前（用紙或白板）就著手使用PowerPoint制作演示文稿，正如一個(gè)電影導(dǎo)演還沒拿到劇本就開始招聘演員演戲。
更多關(guān)于“規(guī)劃模擬”
我通常使用筆記本和鋼筆（若空間足夠大就使用白板）來畫草圖。我發(fā)現(xiàn)這種模擬方法比我所說的更能激發(fā)我的創(chuàng)造力。由于沒有幻燈片制作軟件干擾思路，我可以很容易知道制作的邏輯流程。我可以畫一個(gè)草圖來支持我的某個(gè)觀點(diǎn)，比如說在這里用一個(gè)餅圖，在那里用一張照片，也許一個(gè)曲線圖，等等。您可能會(huì)想：這多浪費(fèi)時(shí)間?。樯恫恢苯佑肞owerPoint呢，非得同一件事情重復(fù)做兩次？這個(gè)問題問的好，問題的答案是，如果我用PowerPoint來畫圖，那么實(shí)際上會(huì)花費(fèi)更長的時(shí)間，因?yàn)槲乙粩嗟卦赑owerPoint普通視圖和瀏覽視圖之間切換，以了解幻燈片內(nèi)容的“全貌”。采用該模擬方法（在紙上或白板上）醞釀我的想法并勾畫草圖，可以幫助我鞏固和簡化大腦中的信息。所以當(dāng)我用PowerPoint表達(dá)那些想法時(shí)，就很容易了。當(dāng)使用PowerPoint時(shí)，我通常都不看剛才使用的白板和筆記本了，因?yàn)槟M過程就給了我清晰的視覺化圖像，演講內(nèi)容流程如何走向，都?xì)v歷在目。我看一眼我的筆記，回憶一下某一要點(diǎn)我使用了什么視覺化圖形，然后到iStockphoto.com網(wǎng)站或我自己的高品質(zhì)圖像庫中尋找最完美的圖像。
6.結(jié)構(gòu)完整、清晰
麥肯錫演示手冊(cè)指出：演示文稿的結(jié)構(gòu)是至關(guān)重要的。沒有好的文稿結(jié)構(gòu)，再精彩的演講風(fēng)格、技巧和視覺效果都將付諸東流。如果你在第一步花點(diǎn)時(shí)間來勾畫您的想法，并將其富有邏輯地組織起來，那么您的思路就會(huì)變得非常清晰。您可以將內(nèi)容邏輯和演示流程視覺化處理。如果開始您的想法不清晰，那么在制作幻燈片的時(shí)候就不可能設(shè)計(jì)出合理的結(jié)構(gòu)。您的聽眾需要知道您的演講思路。在演講開始時(shí)，僅使用一張“議程表”或“路線圖”來展現(xiàn)您演講的組織結(jié)構(gòu)是不夠的。如果您沒有嚴(yán)密的邏輯結(jié)構(gòu)，那么一張“議程表”或“路線圖”幻燈片也沒用。實(shí)際上，如果您開始時(shí)展示了組織結(jié)構(gòu)，而演示時(shí)糊里糊涂，缺乏重點(diǎn)，那么聽眾可能聽得非常煩躁。
7.那重要嗎？
我經(jīng)常用日語對(duì)自己說，“dakara nani？”或“sore de…？”，大致意思是“那重要嗎？”或“您的觀點(diǎn)是…？”當(dāng)我準(zhǔn)備資料時(shí)，我經(jīng)常對(duì)自己說這句話。當(dāng)您準(zhǔn)備演示稿的內(nèi)容時(shí)，要始終站在聽眾的角度問自己：“那重要嗎？”在整個(gè)準(zhǔn)備過程中，一定要問自己這些尖銳的問題。例如，您的觀點(diǎn)重要嗎？這也許很酷，但是重要嗎？還是不重要？是的，您應(yīng)該始終站在聽眾的角度，不住地質(zhì)疑演講內(nèi)容是否重要，這些內(nèi)容如何支持演講人的觀點(diǎn)?！澳侵匾獑?？”您可能對(duì)自己說?！澳侵匾獑幔俊报D―總是問自己這個(gè)非常重要而簡單的問題。如果您實(shí)在不能回答這個(gè)問題，那么就將這些內(nèi)容刪除掉吧。
8. 您能通過“電梯測(cè)試”嗎？
請(qǐng)用電梯測(cè)試來檢查下您演講的清晰度。這個(gè)練習(xí)迫使您在30-40秒內(nèi)“推銷”您的演講。想象下這個(gè)場(chǎng)景：您在一家世界領(lǐng)先的制造企業(yè)工作，你被要求向產(chǎn)品營銷負(fù)責(zé)人匯報(bào)您的新想法。時(shí)間安排和預(yù)算都很緊張，如果您要想獲得執(zhí)行小組的肯定，該匯報(bào)就是一個(gè)極為重要的機(jī)會(huì)。當(dāng)您到達(dá)副總辦公室外面，走到管理人員桌邊時(shí)，她穿著大衣，拎著手提包突然走出來，“…對(duì)不起，有些急事，讓我們到大廳去，邊走邊說…”，想象一下這樣的場(chǎng)景。您能在搭電梯或去往停車場(chǎng)的途中成功推銷您的想法嗎？是的，這是個(gè)假想場(chǎng)景，但還是有可能發(fā)生的。而且，非常有可能發(fā)生的是，若您被臨時(shí)要求縮短演講時(shí)間，比如從20分鐘減少到10分鐘（或者從1個(gè)小時(shí)減少到30分鐘），您能做到嗎？是的，您可能從來不會(huì)遇到，但練習(xí)在這種情況下怎么做，可以幫助您修改演講內(nèi)容，使之更簡潔、更清晰。
《我看到您赤裸》的作者Ron Hoff提醒我們，您的演講在計(jì)劃階段就應(yīng)該能通過大衛(wèi)?貝拉斯科測(cè)試。電影制片人大衛(wèi)?貝拉斯科認(rèn)為，他每部成功電影的核心思想都能夠簡化成一句話，可以寫在名片背面。試試看。您能凝練演示稿的主要內(nèi)容，并將其寫在名片上嗎？如果您做不到，那么您就需要再次思考，牢記演講內(nèi)容。這也是您啟動(dòng)PowerPoint（Keynote）軟件之前需要做的事情。
9.講故事的藝術(shù)
好的演講需要講故事來協(xié)助。最優(yōu)秀的演講人以講故事的方式來說明他們的觀點(diǎn)，而且多是有關(guān)個(gè)人的故事。通過舉例子或講故事來強(qiáng)調(diào)某一觀點(diǎn)，是解釋深?yuàn)W思想最簡單的方法。您的聽眾很容易記住您講的故事。如果您希望聽眾能記住您演講的內(nèi)容，那么就想方設(shè)法讓演講內(nèi)容與聽眾產(chǎn)生關(guān)聯(lián)并使其易于記憶吧。您應(yīng)該盡量找一些好的、簡短的、有趣的故事或例子來支持主要觀點(diǎn)。
此外，將30分鐘的演講看成“講故事”的好機(jī)會(huì)是大有裨益的。好的故事應(yīng)該是有趣有味、開頭明朗、積極向上、內(nèi)容充實(shí)，并且結(jié)論清晰而富有邏輯性。我曾經(jīng)聽過不錯(cuò)的演講（盡管不是很好），演講人技巧一般，幻燈片也一般，但是演講效果卻相當(dāng)好，原因在于演講人以清晰、簡潔的故事來支持他的觀點(diǎn)。漫無邊際的意識(shí)流不會(huì)產(chǎn)生好的效果；聽眾需要您形象地說明您的觀點(diǎn)。
10.信心――如何得到它
您對(duì)材料準(zhǔn)備得越充分，就越不易產(chǎn)生緊張情緒。如果您花了時(shí)間來梳理演講稿的邏輯，設(shè)計(jì)了專業(yè)而適當(dāng)?shù)闹尾牧希敲淳蜎]什么可緊張的了。另外，如果您還用電腦和投影儀（假設(shè)您使用的是幻燈片軟件）進(jìn)行了幾次彩排，那么您所有的緊張將消失得無影無蹤。我們因我們知之甚少而焦慮。如果我們對(duì)材料了然于心，進(jìn)行了流程排練，熟悉幻燈片的順序，準(zhǔn)備了預(yù)期的問題，那么我們就知之甚多了。當(dāng)你熟悉了演講內(nèi)容和過程，減輕了焦慮和緊張情緒，那么信心自然就有了。
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